Wofür steht GoBD?

Durch die im Rahmen des Steuersenkungsgesetzes vom 23.10.2000 festgelegten Änderungen der Abgabenordnung erhält die Finanzverwaltung ab dem 1.1.2002 im Rahmen von Betriebsprüfungen weitgehende Zugriffsrechte auf die Datenverarbeitungs-Systeme von Unternehmen.

Ein Betriebsprüfer bekommt den Auftrag, einen Betrieb oder ein Unternehmen zu prüfen. Für bestimmte Prüfungsfelder und Prüfungszeiträume beschließt der Betriebsprüfer, die Daten unter Zuhilfenahme von Prüfungssoftware zu analysieren. Entsprechend gibt der Betriebsprüfer dem Unternehmen die Prüfung an sich und die Prüfungsschwerpunkte bekannt.

Bei der Prüfung erhält der Betriebsprüfer vom Unternehmen oder dessen Steuerberater Datenträger (i.d.R. eine oder mehrere CD-ROMs). Auf den CD-ROMs sind steuerrelevante Daten und beschreibende Daten enthalten, um die Daten ohne weitere Erklärungen einzulesen. Gemäß den Prüfungsschwerpunkten sucht der Prüfer die ihn interessierenden Tabellen heraus und liest die entsprechenden Daten-CD-ROMs ein. Sobald die Daten in die Analysesoftware importiert sind, führt der Betriebsprüfer eine oder mehrere Analysen – teilweise durch Makros automatisiert – aus. Um die Sicherheit der Computer der Prüfer zu gewährleisten, sind diese mit Zugriffsschutz-Software und ggf. Anti-Viren-Software ausgestattet.

Welche Zugriffsmöglichkeiten haben die Finanzbehörden?

Zugriffmöglichkeiten der Betriebsprüfung:

  • Z1 Unmittelbarer Zugriff: Der Prüfer greift selbst auf Ihre Software zu und nimmt selbst auswertungen vor.
  • Z2 Mittelbarer Zugriff: Interne mit dem System vetraute Personen, nehmen nach Vorgaben der Finanzverwaltung auswertungen vor..
  • Z3 Datenträgerüberlassung: Dem Prüfer werden gespeicherte Unterlagen und Aufzeichnungen in maschinell auswertbarer Form zur Verfügung gestellt. Auswertungen erfolgt auf dem System der Finanzberhörde.

Z1 Zugriff: Unmittelbarer Datenzugriff

Stpfl. muss Hard- und Software zur Verfügung stellen (Arbeitsplatz für den Prüfer), auch bei externen Dienstleistern Einweisung des Prüfers in das EDV-System (Umfang nicht definiert; Kurzschulung). Stpfl. muss Zugangsberechtigung zu allen steuer-relevanten Daten schaffen einschließlich der vorhandenen Auswertungsprogramme (Nur-Lesezugriff wegen Haftungsausschluss; Performancebeeinträchtigungen im Produktivsystem nicht ausgeschlossen; Datenabgrenzung wegen Datenschutz und Betriebsgeheimnissen erforderlich; es gibt kein Verwertungsverbot).

Daten müssen dazu entweder im Produktivsystem ggf. über 10 Jahre vorgehalten werden. Alternativ können die Daten auf anderen revisionssicheren Datenhaltungs-systemen vorgehalten werden, wenn deren maschinelle Auswertbarkeit durch Nachbildung der Standardauswertungsmöglichkeiten des Anwendungssystems sichergestellt ist.

Z2 Zugriff: Mittelbarer Datenzugriff

Stpfl. muss Hard- und Software zur Verfügung stellen. Außerdem ist die Unter-stützung durch mit dem EDV-System vertraute Personen erforderlich. Dies muss auch bei ausgelagerten Buchhaltungen gewährleistet werden. (z.B. StB/WP). Voraussetzung s.o. bei Z1.

Z3 Zugriff: Datenträgerüberlassung

Überlassung der Daten auf eigene Kosten auf Datenträgern in maschinell auswertbarer Form. Offenlegung der zur Auswertung der Daten erforderlichen Informationen ( z.B. Dateistruktur, Dateifelder interne und externe Verknüpfungen). Akzeptiert werden CD-ROM‘s und DVD‘s im ISO Standard, oder aber Disketten sofern diese das Dateisystem MS-DOS oder FAT enthalten.

Umfang und Anlässe des Datenzugriffs?

GoBD gilt nur für Außenprüfungen, also Umsatzsteuer- und Lohn­steuer­sonder­prüfungen sowie Vollbetriebsprüfungen.

Im Rahmen z.B. der Umsatzsteuernachschau ist ein digitaler Datenzugriff nicht vorgesehen.

Ziel: rationellere Prüfungen

Notwendigkeit wegen des verbreiteten Einsatzes von EDV-Buchführungen. Grundsätzlich kein erweiterter Prüfungsumfang, §194 AO nur die steuerlichen Verhältnisse des Steuerpflichtigen sind Prüfungsgegenstand. Gegenstand der Prüfung sind nach wie vor, die nach §147 Abs.1 AO aufzubewahrenden Unterlagen.

Unterlagen auf die zugegriffen werden kann sind lt. Schreiben der Finanzverwaltung:

  • Finanzbuchhaltung
  • Anlagenbuchhaltung
  • Lohnbuchhaltung
  • Andere steuerlich relevante Daten, die sich in anderen Bereichen des DV – Systems befinden

Mindestinhalte Finanzbuchhaltung

  • Mandant
  • Sachkontenstamm
  • Journal
  • Sachkonten
  • Debitoren
  • Kreditoren
  • Steuerschlüssel
  • Währung

Mindestinhalte Anlagenbuchhaltung

  • Anlagenstammsätze
  • Bestandslisten
  • Stammdaten Abschreibung
  • Bewegungsdaten (Abschreibungen, Zuschreibungen)
  • Anlagenzu- und abgänge, Umbuchungen, Anlagenbewegungen

Mindestinhalte Lohn- und Gehaltsbuchhaltung

  • Personalstammdaten (unterjährig Historie)
  • Stammdaten Arbeitgeberleistungen (Zuschüsse, Versicherungen, Darlehen)
  • Bewegungsdaten löhne und Gehälter (Entgeltnachweise, Be- und Abzüge, Lohnkonten)
  • Lohnjournal
  • Stamm- und Bewegungsdaten Reisekosten

Andere steuerlich relevante Bereiche

  • Kosten- und Leistungsrechnung (Berechnung von Gemeinkostenzuschlägen)
  • Warenwirtschaftssysteme/Materialwirtschaftssysteme (Vorratsbestand und dessen Bewertung)
  • Verrechnungspreiskalkulationen zwischen verbundenen Unternehmen
  • Dokumenten- Managementsysteme oder andere Archivierungssysteme (im Entwurf des BMF – Schreibens noch enthalten)

Welche Software setzen die Finanzbehörden ein?

Einsatz der Prüfungssoftware IDEA 2004. Ausstattung von ca. 10.000 Betriebs­prüfern.

IDEA wurde 1985 für den Kanadischen Rechnungshof entwickelt und ist in über 40 Ländern im Einsatz.

IDEA ist ein Analyseprogramm für das Finanzamt, Wirtschaftsprüfer, Buchhalter, Investoren, Planungsstäbe und Unternehmen. Es analysiert Daten und ermöglicht dabei Extraktion, Stichproben und Manipulation von Daten. Das hilft den jeweiligen Benutzern, Fehler oder bestimmte Ziele und Trends aufzuspüren.

Zwei Schulungen von sog. Key-Usern haben lt. Auskunft der Finanzverwaltung stattgefunden.
Auszug aus den Standardfunktionen der Software

  • Mehrfachbelegung
  • Lückenanalyse
  • Alterstrukturanalyse
  • Benfords Law
  • Verknüpfungen/Joinen
  • Stichproben
  • Pivot Tabellen
  • Makro/Skript Sprache

Gesetzliche Grundlagen der GoBD

Änderungen der Abgabenordnung durch das Steuersenkungsgesetz vom 23. Oktober 2000 BMF-Schreiben vom 16.Juli 2001:

  • Änderungen in § 146 Abs. 5 S. 2 und 3 AO
  • Änderungen in § 147 Abs. 2, 5 und 6 AO
  • Änderungen in § 200 Abs.1 AO
  • Anzuwenden ab 1.1.2002 (Art.97 §19b EGAO)
  • BMF-Schreiben vom 16.Juli 2001: GDPdU.
  • BMF-Schreiben vom 14.November 2014: GoBD.

§ 146 Abs. 5 S. 2 und 3 AO Ordnungsvorschriften für die Buchführung und für Aufzeichnungen.

„Bei der Führung der Bücher und der sonst erforderlichen Aufzeichnungen auf Datenträgern muss insbesondere sichergestellt sein, dass während der Dauer der Aufbewahrungsfrist die Daten jederzeit verfügbar sind und unverzüglich lesbar gemacht werden können. Dies gilt auch für die Befugnisse der Finanzbehörde nach § 147 Abs. 6. „

§ 147 Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen

Abs.1: Die folgenden Unterlagen sind gesondert aufzubewahren: 1. Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen, 2. die empfangenen Handelsbriefe 3. Wiedergaben der abgesandten Handels- und Geschäftsbriefe, 4. Buchungsbelege, 5. sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.

§147 Abs. 2 AO

Mit Ausnahme der Jahresabschlüsse und der Eröffnungsbilanz können die in Abs.1 aufgeführten Unterlagen auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern aufbewahrt werden, wenn dies den GoB entspricht und sichergestellt ist, dass die Wiedergabe oder die Daten mit den empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefen und den Buchungsbelegen bildlich und mit den anderen Unterlagen inhaltlich übereinstimmen, wenn sie lesbar gemacht werden. während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar sind unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können.

§ 147 Abs. 2 Satz 2 alte Fassung:

„Sind Unterlagen… auf Datenträgern hergestellt worden, können statt der Datenträger die Daten auch ausgedruckt werden; die ausgedruckten Unterlagen können nach Satz 1 aufbewahrt werden“.

§147 Abs. 5

Wer aufzubewahrende Unterlagen in der Form einer Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern vorlegt, ist verpflichtet, auf seine Kosten diejenigen Hilfsmittel zur Verfügung zu stellen, die erforderlich sind, um diese Unterlagen lesbar zu machen; auf Verlangen der Finanzbehörde hat er auf seine Kosten die Unterlagen unverzüglich ganz oder teilweise auszudrucken oder ohne Hilfsmittel lesbare Reproduktionen beizubringen.

§147 Abs. 6 AO (drei Zugriffsmöglichkeiten)

Sind die Unterlagen nach Abs. 1 mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt worden, hat die Finanzbehörde im Rahmen einer Außenprüfung das Recht, Einsicht in die gespeicherten Daten zu nehmen und das Datenverarbeitungssystem zur Prüfung dieser Unterlagen zu nutzen. Sie kann im Rahmen einer Außenprüfung auch verlangen, dass die Daten nach ihren Vorgaben maschinell ausgewertet oder ihr die gespeicherten Unterlagen und Aufzeichnungen auf einem maschinell verwertbaren Datenträger zur Verfügung gestellt werden. Die Kosten trägt der Steuerpflichtige.

Möglichkeiten der digitalen Betriebsprüfung

Teilwertabschreibung

Anhand der Warenbewegungen stellt der Prüfer fest, wie lange einzelne Artikel im Vorratsvermögen reichen.

Achtung! Die Stunde der Wahrheit für alle, die ihre Waren wegen langer Lager­dauer drastisch in der Bilanz abwerten.

Inventurdifferenzen.

Der Prüfer checkt alle Artikel, ob der Bestand nach der Inventur verringert wurde.

Achtung! Eine hohe Inventurdifferenz nährt den Verdacht, dass private Entnahmen nicht ordnungsgemäß verbucht oder dass die Waren „schwarz“ verkauft wurden.

Kassenprüfung

Wer Kassenbelege erst später nachbucht, muss aufpassen.

Mit nur wenigen Mausklicks stellt der Prüfer fest, ob der Kassenbestand zu jedem Zeitpunkt positiv war.

Achtung! Gibt es zwischenzeitlich rote Zahlen im Kassenbuch, kann der Prüfer die Buchungsergebnisse verwerfen und den Gewinn schätzen.

Rechnungskontrolle

Einfache Lückenanalysen offenbaren sofort, ob einzelne Rechnungsnummern fehlen. Ebenso, ob es doppelte Rechnungsnummern gibt.

Achtung! Ein Vergleich mit den Artikelstammdaten zeigt, ob für alle Rechnungs- positionen stets der richtige Umsatzsteuersatz angewendet bzw. ob überhaupt Umsatzsteuer kassiert wurde.

Verrechnungspreise

Bei Lieferungen von Rohstoffen oder Waren an Tochtergesellschaften kann der Prüfer jetzt blitzschnell interne Preise und Marktpreise vergleichen.

Achtung! Große Abweichungen sind für den Prüfer ein Indiz dafür, dass Gewinne ins Ausland oder an deutsche Standorte mit niedriger Gewerbesteuer verschoben werden sollen.

Bestandstest

Der Prüfer rechnet sowohl die Bestandsmengen aus der Lagerbuchführung als auch die Ausgangsrechnungen quer.

Achtung! Stellt der fest, dass gelieferte Waren überhaupt nicht auf Lager waren, will er dafür eine Erklärung haben.

Geringfügigkeitskontrolle.

Alle Kontonummern, an die Gehaltszahlungen gehen, werden mit den Mitarbeiter-Stammdaten verglichen.

Achtung! Weist der Rechner unter der gleichen Kontonummer mehrere Personal- nummern aus, schließt das Finanzamt daraus, dass insbesondere geringfügig Beschäftigte mehrere Arbeitsverhältnisse mit der Firma haben.

Verdeckte Zahlungen

Der Prüfer vergleicht die Kontonummern der Lieferanten mit denen der Mit­arbeiter.

Achtung! Der Prüfer vermutet eine Umgehung der Lohnsteuer durch Geschäfte zwischen Angestellten und Firma.

Jubiläumszuwendungen

Der Beamte prüft außergewöhnliche Zahlungen an Mitarbeiter mit der Personal­datei.

Achtung! Die Eintrittsdaten der Mitarbeiter verraten schnell, ob die Firma steuerfreie Jubiläumszuwendungen zu Recht gezahlt hat.
Zahlungskontrolle.

Die Gehaltsabrechnungen gleicht der Prüfer mit dem Zeiterfassungssystem ab.

Achtung! Es fällt auf, wenn Überstundenzuschläge unnötig gezahlt wurden. Oder wenn steuerfreie Reisekosten nicht mit der Abwesenheit übereinstimmen.

Vor- und Nachteile der digitalen Betriebsprüfung

Vorteile:

  • schnellere Prüfungsabwicklung
  • zeitnähere Prüfung
  • geringere Nachzahlungszinsen

Nachteile:

  • ggf. höhere Kosten für Datenhaltung und Schulung/Einweisung/Unterstützung des Prüfers
  • Notwendigkeit der Datenabgrenzung
  • deutlich höheres Entdeckungsrisiko von Fehlern